Quando qualcosa non funziona come previsto in un’esportazione di documenti, questo articolo ti aiuta. Qui trovi le situazioni più frequenti e cosa puoi fare per risolverle.
L’anteprima impiega molto tempo a caricarsi
Per le esportazioni voluminose, il calcolo dell’anteprima richiede più tempo. Mentre l’anteprima viene creata, amaise ti mostra un tempo di attesa stimato ("L’anteprima sarà pronta in …"). Trovi valori indicativi per i tempi di attesa abituali nell’articolo Esportazione di documenti: Limiti e casi voluminosi.
Non devi aspettare: puoi passare a un’altra scheda del browser mentre l’anteprima viene calcolata. L’esportazione continua in background e, quando è terminata, amaise contrassegna il titolo della scheda con ✓ Anteprima pronta e mostra una nota verde Anteprima pronta. Non appena l’anteprima è pronta, è disponibile anche nella lista esportazioni. Se dopo circa 20 minuti non compare alcuna anteprima, amaise smette di attendere e mostra un errore — crea allora un’esportazione più piccola (vedi Esportazione di documenti: Limiti e casi voluminosi) e riprova.
L’esportazione fallisce dopo diversi minuti
Se un’esportazione fallisce, appare il messaggio "Errore durante la creazione dell’anteprima". (Se invece vedi un messaggio che segnala troppi documenti o elementi, leggi L’esportazione è troppo grande più sotto.) Significa che l’esportazione non è stata creata completamente. Ecco come procedere:
Seleziona meno documenti e crea di nuovo l’esportazione.
Se il problema persiste, contatta il supporto — siamo qui per te.
L’esportazione di documenti non può essere creata
Se amaise rifiuta di creare l’esportazione dopo che hai confermato Creare esportazione di documenti, vedi uno di questi messaggi:
"L'esportazione di documenti è ancora in preparazione. Riprova tra poco." — L’anteprima è ancora in fase di calcolo. Attendi un momento, poi clicca di nuovo su Creare esportazione di documenti.
"La preparazione dell'esportazione di documenti non è riuscita. Crea di nuovo l'anteprima prima di condividerla." — Non è stato possibile calcolare l’anteprima. Torna alla lista delle esportazioni, riapri la bozza, clicca su Creare anteprima e poi su Creare esportazione di documenti.
"L'esportazione di documenti non ha potuto essere pubblicata" — amaise non indica alcuna motivazione. Se Impaginare le pagine secondo l’art. 8 OPGA è attivo, il caso potrebbe essere stato aggiornato dopo l’ultima anteprima. Può succedere anche senza nuovi documenti. Se ci sono ancora documenti in elaborazione, attendi che siano terminati. Poi modifica la bozza: basta una modifica qualsiasi, ad esempio all’ordine dei documenti o a un’impostazione dietro l’icona ingranaggio. Clicca su Aggiorna anteprima e poi di nuovo su Creare esportazione di documenti. Se il messaggio persiste, contatta il supporto.
L’esportazione è troppo grande
Un’esportazione di documenti può contenere al massimo 1'800 documenti e al massimo 2'000 elementi in totale (documenti e intestazioni insieme). Se superi uno dei limiti, amaise mostra un messaggio chiaro invece di fallire silenziosamente:
"L'esportazione di documenti contiene troppi documenti. Il limite è 1800: dividila in esportazioni di documenti più piccole."
"L'esportazione di documenti contiene troppi elementi (documenti e intestazioni combinati). Il limite è 2000: dividila in esportazioni di documenti più piccole o rimuovi alcune intestazioni."
Dividi il caso in più esportazioni più piccole e tematiche — ad esempio per tipo di documento, periodo o fase procedurale. Se raggiungi il limite di elementi pur restando sotto i 1'800 documenti, puoi anche rimuovere alcune intestazioni personalizzate. Per consigli sulla pianificazione, consulta l’articolo Esportazione di documenti: Limiti e casi voluminosi.
Un documento è bloccato
Alcuni documenti sono bloccati perché fanno parte di un’esportazione di documenti creata con impaginazione fissa (l’interruttore Impaginare le pagine secondo l’art. 8 OPGA). In questo caso vedi il messaggio: "Questo documento è stato impaginato in un'esportazione di documenti ed è quindi bloccato. Per sbloccarlo, contatta il tuo amministratore."
Finché un documento è bloccato non puoi più modificarne il tipo o i dati, né spostarlo, dividerlo, unirlo, contrassegnarlo come duplicato o eliminarlo. Il blocco mantiene validi i numeri di paginazione fissi in tutte le esportazioni di documenti del caso. Solo un amministratore può rimuoverlo, con Eliminare paginazione nel menu «…» del documento.
L’e-mail con il codice di accesso non arriva
Quando condividi un’esportazione via e-mail, il destinatario riceve un codice usa e getta (OTP). Se l’e-mail non arriva:
Controlla la cartella spam o posta indesiderata del destinatario.
Il codice è valido per 60 minuti. Se è scaduto, il destinatario ne richiede uno nuovo direttamente sulla pagina di accesso tramite il pulsante "Richiedi codice d’accesso" — non devi condividere di nuovo l’esportazione. L’accesso stesso resta valido per 30 giorni.
Il link condiviso non funziona
I link condivisi sono validi per 30 giorni. Una volta scaduti, vedi il messaggio "Il link è scaduto" — apri la finestra di condivisione e clicca su Rinnova l’accesso al link per prolungarlo.
La password non cambia quando rinnovi. Se il destinatario non ce l’ha più, apri la finestra di condivisione e, nella sezione del link, copia di nuovo la password (usa l’icona di visualizzazione per mostrarla).
Se non vedi affatto la sezione "Condividi in modo sicuro l’esportazione di documenti via link" nella finestra di condivisione, la condivisione tramite link è disattivata nel tuo spazio di lavoro. In questo caso, usa la condivisione via e-mail con un codice usa e getta — entrambi i modi offrono la stessa protezione.
Il destinatario non riesce ad aprire i documenti
Se il destinatario inserisce la password errata vede "Password errata"; con la condivisione via e-mail, un codice errato mostra "Codice d'accesso errato". Chiedigli di copiare di nuovo con attenzione la password o il codice, senza spazi all’inizio o alla fine.
Puoi verificare cosa è successo: apri la finestra di condivisione e seleziona Cronologia. I tentativi falliti compaiono come "Accesso negato" e gli accessi riusciti come "Esportazione di documenti visualizzata" — la cronologia mostra anche quando l’esportazione è stata condivisa o scaricata, o quando è stato richiesto un codice di accesso.