C'est quoi le stockage de documents ?
Comme son nom l'indique, le dossier « Documents » contient tous les fichiers PDF que tu as téléchargés ou synchronisés. Pour que tu gardes une vue d'ensemble même quand le nombre de documents augmente, on a ajouté quelques fonctionnalités à legal-i, qu'on va te montrer aujourd'hui !
Comment accéder au dossier de documents ?
Pour passer de l'aperçu des dossiers au classement des documents, clique sur l'icône « Documents » dans la barre latérale gauche.
Comment ça marche pour classer les documents ?
Tous les documents sont classés dans un dossier quand tu les télécharges. Tu choisis ce dossier quand tu crées le dossier. Ce dossier sert de dossier principal. Tu peux voir tous tes dossiers actuels et les documents qu'ils contiennent sur le côté gauche.
💡 Au fait : par défaut, seuls les dossiers contenant au moins un document et la corbeille s'affichent dans le dossier de classement.
Tu veux voir tous les classeurs ? Coche simplement la case « Afficher tous les classeurs ».
En plus, tes documents sont étiquetés automatiquement pendant le traitement. Tu trouveras ces étiquettes dans la barre latérale gauche, sous les dossiers. Les étiquettes sont attribuées automatiquement au début et classent les documents dans les catégories suivantes :
💡 Au fait : les documents ne peuvent être associés qu'à une seule étiquette à la fois. Mais une étiquette peut faire partie d'une catégorie.
La liste complète des étiquettes s'affiche par défaut quand il y a plus de 50 documents. Tu peux aussi la voir en cliquant sur « afficher tout ».
Tu peux masquer les étiquettes vides en cliquant sur l'icône en forme d'œil en haut de la liste.
Comment utiliser la liste de documents ?
La liste des documents est le cœur du classement des documents et se trouve juste à droite des étiquettes et des dossiers. Tous les documents qui correspondent aux paramètres de filtrage actuels sont classés ici par ordre chronologique, de la date la plus récente à la plus ancienne.
Die wichtigsten Filter findest du direkt in der oberen Leiste der Dokumentenliste. Diese sind von links nach rechts:
Documents non lus
Ce bouton te permet de configurer le filtre pour n'afficher que les documents non lus. Tu peux aussi marquer tous les documents comme lus. Par défaut, chaque document téléchargé est d'abord marqué comme non lu.
Expéditeur et destinataire
Ce bouton te permet de filtrer tes documents par expéditeur, société de l'expéditeur, destinataire ou société du destinataire.
Date du document
Ici, tu peux trier les documents par date de création ou date de réception. La date de réception correspond à la date à laquelle le document a été téléchargé sur amaise et peut être différente de la date réelle du document.
Tu peux aussi choisir une période précise pour les documents.
Marquages
Dans cet onglet, tu peux filtrer les documents qui ont un marquage dans le texte ou un commentaire. Tu peux chercher des types de marquage spécifiques ou afficher tous les documents qui ont un marquage, quel qu'il soit.
Documents importants
Ce bouton te permet de filtrer les documents selon leur priorité. Pour marquer un document comme important, passe ta souris sur le nom du document dans la barre latérale et clique sur l'étoile qui apparaît. Le document est alors marqué comme important.
L'analyse médicale du cas
En cliquant sur l'analyse du cas médical, tu peux accéder à l'aperçu des diagnostics ou à l'aperçu de l'incapacité de travail.
Comment modifier les documents dans la liste des documents ?
Marquer comme lu / non lu
Tu peux marquer ton document comme lu ou non lu, pour qu'il réapparaisse ou disparaisse du filtre « Non lu ». Pour ça, clique simplement sur le cercle à gauche du titre de l'objet pour changer son statut de lecture.
💡 Au fait : le code couleur pour le statut de lecture est le suivant :
Blanc : le document a été lu
Gris : le document a été lu en partie, certaines pages n'ont pas été lues.
Bleu foncé : le document n'a pas encore été lu.
Mettre à la poubelleQuand tu passes ta souris sur le document dans la liste, une corbeille apparaît. Clique dessus pour mettre le document dans la corbeille. Il disparaîtra alors de la liste des documents. Tu trouveras ensuite le document dans la corbeille.
Récupérer le document
Pour récupérer un document supprimé, va dans la corbeille. Là, passe ta souris sur le document que tu veux récupérer. Une icône de corbeille barrée apparaît. Clique dessus pour remettre le document dans son dossier d'origine.
💡 Au fait : les documents restent dans la corbeille pour de bon. Ils ne sont pas supprimés automatiquement après un certain temps.
Marquer comme priorité
Pour marquer un document comme prioritaire, passe ta souris sur le document dans la liste des documents. Une étoile apparaîtra alors. Si tu cliques dessus, le document sera automatiquement marqué comme prioritaire et pourra être trouvé à l'aide du filtre de priorité.
Modifier les données du document
Tu peux modifier les infos suivantes du document dans la liste des documents :
Titre du document
Date du document
Nom de l'entreprise de l'expéditeur
Titre de médecin spécialiste de l'expéditeur
Expéditeur
Pour ça, double-clique simplement sur l'attribut à modifier et entre tes propres données. C'est fait !
Comment bosser avec les documents ?
Une fois que t'as choisi un document dans la liste, il s'ouvre automatiquement à droite. Tu peux interagir avec le document de plusieurs façons.
Barre de gauche
En haut à gauche de la fenêtre du document, tu peux afficher la barre de gauche. Elle te donne un aperçu des pages suivantes et te permet de trouver rapidement la page que tu cherches dans les documents de plusieurs pages sans avoir à cliquer sur chaque page.
Options d'affichage
Juste à droite de l'option pour la barre de gauche, tu trouveras les options d'affichage des documents. Tu peux choisir ici les transitions entre les pages, l'orientation des documents (rotation dans le sens des aiguilles d'une montre ou dans le sens inverse) et la mise en page. Tu peux par exemple afficher deux pages côte à côte.
Comme dernière option, tu peux aussi passer en mode plein écran.
Zoom
La troisième option dans la barre de documents te permet de zoomer. Tu peux entrer ton propre chiffre, choisir l'une des options proposées ou régler automatiquement le zoom sur la page ou la largeur.
💡 Au fait : quand tu passes à un nouveau document, le zoom revient automatiquement à la page ou à la largeur, selon ce que tu avais choisi avant.
Ajouter un commentaire
Pour ajouter un commentaire à ton document, clique simplement sur l'option dans le coin supérieur droit de la barre de document. Tu peux ensuite placer ton commentaire visuellement sur le document et il sera visible dans une petite fenêtre.
Tu pourras filtrer tes documents plus tard via tes commentaires.
Chercher dans le document
À droite de la fonction commentaire, tu trouveras la recherche de documents. Elle te permet de chercher des mots dans ton document. Les résultats s'affichent dans la barre de droite, avec l'indication de la page où se trouve le résultat.
💡 Au fait : lors de la recherche, peu importe que les termes soient tapés ou écrits à la main. Les deux sont pris en compte par la recherche.
Comment faire une recherche dans tout le dossier ?
Tu te souviens d'un passage précis ou tu veux chercher des documents contenant un mot ou un texte particulier ? Alors la recherche par cas est exactement ce qu'il te faut !
Tu trouveras la recherche de cas en haut du dossier de documents. Tape juste le mot ou la phrase que tu cherches. On va chercher le contenu dans tous les documents qui correspondent à tes filtres actuels. Les résultats s'affichent dans la liste des documents.
