Come avviene la cancellazione dei dati alla fine del contratto?
Alla fine del contratto o su richiesta del cliente (nDSG Art. 6) viene eseguito un processo di cancellazione documentato in 8 fasi:
Cliente disattivato nell’applicazione
Richiesta di cancellazione registrata
Dati S3 completamente cancellati (tutte le versioni)
Voci del database cancellate definitivamente — durante la durata del contratto recano un contrassegno di eliminazione; al termine del contratto i record stessi vengono rimossi
Indici di ricerca ripuliti
Chiave di crittografia specifica per il cliente (CMK) programmata per la cancellazione (finestra definita dalle linee guida AWS KMS)
Corretta dismissione della CMK convalidata dal servizio di conformità
Cancellazione confermata al cliente
Dati residui: Gli snapshot RDS scadono dopo 30 giorni. I log CloudWatch dopo 365 giorni. Le versioni non correnti di S3 dopo 5 giorni. Gli snapshot dell’indice di ricerca, gestiti dal fornitore cloud, dopo 14 giorni. Sub-responsabili del trattamento: i servizi OCR (Google Document AI, Azure AI Document Intelligence) conservano i dati solo temporaneamente per l’elaborazione (Google Document AI: cancellazione al più tardi dopo due giorni; Azure AI Document Intelligence: al più tardi dopo 24 ore); secondo i termini di Microsoft, Azure OpenAI può conservare il contenuto di prompt e completamenti fino a 30 giorni ai fini del monitoraggio degli abusi — mai per l’addestramento o il miglioramento dei modelli.
Il processo è verificabile (audit) e confermato con documentazione.
Conferma di cancellazione: Al termine del processo di cancellazione i clienti ricevono una conferma formale (Certificate of Destruction) che documenta tutti i livelli di archiviazione interessati, con data e ora.
Restituzione dei dati: Prima della cancellazione i clienti possono richiedere un’esportazione completa dei propri dati. Il formato di esportazione e i tempi vengono concordati durante la negoziazione contrattuale. amaise supporta attivamente i clienti nella transizione verso un sistema successivo.