Come avviene la cancellazione dei dati alla fine del contratto?
Alla fine del contratto o su richiesta del cliente (nDSG Art. 6) viene eseguito un processo di cancellazione documentato in 8 fasi:
Cliente disattivato nell’applicazione
Richiesta di cancellazione registrata
Dati S3 completamente cancellati (tutte le versioni)
Voci del database cancellate definitivamente (nessuna cancellazione soft)
Indici di ricerca ripuliti
Chiave di crittografia specifica per il cliente (CMK) programmata per la cancellazione (finestra di 7 giorni)
Servizio di compliance valida la corretta dismissione della CMK
Cancellazione confermata al cliente
Dati residui: Gli snapshot RDS scadono dopo 30 giorni. I log CloudWatch dopo 365 giorni. Le versioni non correnti di S3 dopo 5 giorni. I sub-responsabili del trattamento: Azure OpenAI e Google Document AI non conservano dati.
Il processo è verificabile tramite audit e viene documentato con conferma.
Conferma di cancellazione: Al termine del processo di cancellazione i clienti ricevono una conferma formale (Certificate of Destruction) che documenta tutti i livelli di archiviazione interessati e i tempi.
Restituzione dati: Prima della cancellazione i clienti possono richiedere un’esportazione completa dei propri dati. Il formato di esportazione e i tempi vengono concordati durante la negoziazione contrattuale. amaise supporta attivamente i clienti nella transizione verso un sistema successivo.