Come dice il nome, nell'archivio documenti trovi tutti i PDF che hai caricato o sincronizzato. Per aiutarti a tenere tutto sotto controllo anche quando i documenti aumentano, abbiamo aggiunto alcune funzioni a legal-i che ti mostreremo oggi!

Per passare dalla panoramica dei casi all'archivio documenti, clicca sull'icona del documento nella barra laterale sinistra.

Come funziona l'organizzazione nell'archivio documenti?

Quando li carichi, tutti i documenti finiscono in un raccoglitore. Lo scegli quando crei il caso. Questo raccoglitore è tipo una cartella principale. Sul lato sinistro trovi una panoramica dei tuoi raccoglitori attuali e dei documenti che ci sono dentro.

💡 A proposito: di default, nel raccoglitore vedi solo i raccoglitori a cui è stato assegnato almeno un documento e il cestino.Vuoi vedere tutti i raccoglitori? Basta spuntare la casella “Mostra tutti i raccoglitori”.

Inoltre, durante l'elaborazione automatica, ai tuoi documenti vengono assegnate delle etichette. Le trovi anche nella barra laterale sinistra sotto le cartelle dei file. Le etichette vengono assegnate automaticamente all'inizio e dividono i documenti nelle seguenti categorie:

💡 A proposito: i documenti possono essere assegnati solo a un'etichetta alla volta. Ma un'etichetta può far parte di una categoria.

L'elenco completo delle etichette viene visualizzato di default quando ci sono più di 50 documenti. Puoi anche visualizzarlo cliccando su “Mostra tutto”.

Puoi nascondere le etichette vuote cliccando sull'icona a forma di occhio in cima alla lista.

Come si usa l'elenco dei documenti?

La lista dei documenti è il cuore dell'archivio e si trova proprio a destra delle etichette e dei raccoglitori. Tutti i documenti che corrispondono alle impostazioni attuali del filtro sono elencati qui in ordine cronologico, con la data in ordine crescente.

I filtri più importanti si trovano direttamente nella barra superiore dell'elenco dei documenti. Da sinistra a destra sono:

Documenti non letti
Con questo pulsante puoi impostare il filtro in modo da visualizzare solo i documenti non letti. Inoltre, puoi contrassegnare tutti i documenti come letti. Di default, ogni documento caricato viene contrassegnato come non letto.

Mittente e destinatario
Con questo pulsante puoi filtrare i tuoi documenti in base al mittente, all'azienda del mittente, al destinatario o all'azienda del destinatario.

Data del documento
Qui puoi filtrare i documenti in base alla data del documento o alla data di ricezione. La data di ricezione è la data in cui il documento è stato caricato su legal-i e può essere diversa dalla data effettiva del documento.Puoi anche impostare un periodo di tempo specifico da cui devono provenire i documenti.

Contrassegni

In questa scheda puoi filtrare i documenti che hanno un'annotazione nel testo o un commento. Puoi cercare tipi di annotazioni specifici o visualizzare tutti i documenti che hanno un'annotazione qualsiasi.

Documenti importanti

Questo pulsante filtra i documenti in base al loro stato di priorità. Per contrassegnare un documento come importante, passa con il mouse sul nome del documento nella barra laterale e clicca sull'icona a forma di stella che appare. Il documento verrà contrassegnato come importante.

L'analisi medica del caso

Cliccando sull'analisi del caso medico, puoi vedere la panoramica delle diagnosi o quella dell'incapacità lavorativa.

Contrassegna come letto / non letto
Puoi contrassegnare il tuo documento come letto o non letto, in modo che corrisponda o meno al filtro “Non letti”. Basta selezionare il cerchio a sinistra del titolo dell'oggetto per cambiare lo stato di lettura.

💡 A proposito: ecco come funzionano i colori per lo stato di lettura:

Buttare nel cestino

Se passi con il mouse sul documento nell'elenco dei documenti, appare l'icona di un cestino. Cliccaci sopra per spostare il documento nel cestino. Il documento sparirà dall'elenco dei documenti. Potrai poi trovare il documento nel cestino.

Recuperare il documento

Per recuperare un documento cancellato, vai nel cestino. Passa con il mouse sul documento che vuoi recuperare. Apparirà un'icona del cestino barrato. Cliccaci sopra per riportare il documento nella cartella originale.

💡 A proposito: i documenti rimangono sempre nel cestino. Non vengono cancellati automaticamente dopo un certo tempo.

Contrassegnare come prioritario

Per dare priorità a un documento, passa il mouse sul documento nell'elenco dei documenti. Apparirà un'icona a forma di stella: cliccandoci sopra, il documento verrà automaticamente contrassegnato come prioritario e potrà essere trovato tramite il filtro delle priorità.

Modificare i dati del documento

Puoi modificare i seguenti dati del documento nell'elenco dei documenti:

Basta fare doppio clic sull'attributo da modificare e inserire i tuoi dati. Fatto!

Una volta che hai scelto un documento dalla lista, si aprirà automaticamente il documento corrispondente sul lato destro. In questa sezione hai diverse opzioni per interagire con il documento.

Barra sinistra
In alto a sinistra nella finestra del documento c'è l'opzione per mostrare la barra a sinistra. Questa ti dà un'anteprima delle pagine successive e ti permette di trovare velocemente la pagina che cerchi nei documenti con più pagine, senza dover cliccare su ogni pagina singolarmente.

Opzioni di visualizzazione

Proprio a destra dell'opzione per la barra sinistra trovi le opzioni di visualizzazione dei documenti. Qui puoi scegliere come passare da una pagina all'altra, l'orientamento del documento (ruotarlo in senso orario o antiorario) e il layout della pagina. Ad esempio, puoi anche mettere due pagine una accanto all'altra.

L'ultima opzione è quella a schermo intero.

Zoom

La terza opzione nella barra dei documenti è lo zoom. Puoi inserire un valore personalizzato, scegliere una delle opzioni suggerite o regolare lo zoom automaticamente in base alla pagina o alla larghezza.

💡 A proposito: quando passi a un nuovo documento, lo zoom torna automaticamente all'impostazione della pagina o della larghezza, a seconda dell'opzione selezionata l'ultima volta.

Aggiungi un commento

Per aggiungere un commento al tuo documento, basta selezionare l'opzione nell'angolo in alto a destra della barra del documento. Puoi poi posizionare visivamente il tuo commento sul documento, che sarà visibile in una piccola finestra.

Puoi filtrare i tuoi documenti in un secondo momento tramite i tuoi commenti.

Cerca nel documento

A destra della funzione di commento, sotto la lente di ingrandimento, trovi la ricerca documenti. Con questa funzione puoi cercare termini all'interno del tuo documento. I risultati vengono visualizzati nella barra a destra, con l'indicazione della pagina in cui si trova il risultato corrispondente.

💡 A proposito: quando cerchi qualcosa, non importa se hai scritto i termini a mano o li hai digitati. La ricerca trova tutto in modo affidabile.

Come posso cercare in tutto il caso?

Ti ricordi un punto preciso o vuoi cercare documenti con una parola o un testo specifico? Allora la ricerca per casi è proprio quello che fa per te!

Puoi trovare la ricerca dei casi nella parte superiore dell'archivio documenti. Basta digitare la parola o la frase che ti interessa. Cercheremo il contenuto che stai cercando in tutti i documenti che corrispondono alle tue impostazioni di filtro attuali. I risultati ti verranno mostrati nell'elenco dei documenti.

💡 A proposito: vuoi andare direttamente al punto del documento in cui si trova il contenuto che stai cercando? Sotto ogni documento nell'elenco dei documenti trovi una lente arancione. Cliccaci sopra e verrai reindirizzato automaticamente al punto giusto.