Les modèles d'export de documents définissent la structure d'un export de documents — table des matières, titre, numérotation, tri et plus encore. En tant qu'administrateur ou administratrice, tu les gères sous « Paramètres » → « Fonctionnalités » (autorisation « TENANT__U_CONFIG »). Les utilisateurs et utilisatrices choisissent ensuite les modèles finalisés au moment de l'export.
Créer ou modifier un modèle
Dans l'éditeur de modèles, tu définis entre autres :
table des matières, titre, sous-titre et préfixes de référence,
les paramètres de pagination « Numérotation des pages » et « Paginer les pages conformément à l’art. 8 OPGA », ainsi que la date de réception,
le logo de l'entreprise,
le tri et le regroupement par étiquettes,
un modèle de nom de fichier,
objet de l'e-mail et BCC pour l'envoi,
la langue ainsi que les étiquettes prédéfinies et exclues.
Chaque modèle a besoin d'un titre unique. Le dernier modèle restant ne peut pas être supprimé — un espace de travail en compte toujours au moins un.
Remarque : « Paginer les pages conformément à l’art. 8 OPGA » active la pagination fixe, qui met en œuvre le format suisse selon l’art. 8 OPGA. Dans les espaces de travail que l’équipe amaise a configurés pour cela, elle est déjà activée dans les modèles concernés. Ne l’active que dans les modèles dont les exports de documents ont besoin de ce format : chaque export de documents créé avec elle verrouille ses documents, et si le modèle est tout en haut, chaque nouvel export de documents démarre avec l’interrupteur activé (voir Export de documents : Créer et partager des exports). Pour toute question sur la configuration, contacte le support.
Modifier l'ordre des modèles
L'ordre de cette liste est celui que tous les utilisateurs et utilisatrices voient au moment de l'export de documents. Chaque nouvel export de documents démarre avec le modèle le plus haut : ses réglages sont déjà en place dès la création de l'export. Chacun peut ensuite en choisir un autre — place donc en haut celui qui sert le plus souvent.
À gauche de chaque modèle se trouve la poignée de déplacement avec l'indication « Glisse pour réorganiser ».
Fais glisser le modèle à la position souhaitée.
Le nouvel ordre est enregistré immédiatement et s'applique dès cet instant à tout le monde.
Remarque : la poignée n'apparaît qu'avec l'autorisation « TENANT__U_CONFIG » et à partir de deux modèles — avec un seul modèle, il n'y a rien à réorganiser.
Remarque : la sélection d'un modèle au moment de l'export est décrite dans l'article Export de documents : Créer et partager des exports. Cet article traite de la création des modèles.