Comment se déroule la suppression des données à la fin du contrat ?
À la fin du contrat ou à la demande du client (art. 6 nDSG), un processus de suppression documenté en 8 étapes est réalisé :
Le client est désactivé dans l’application
La demande de suppression est enregistrée
Les données S3 sont entièrement supprimées (toutes les versions)
Les entrées en base de données sont supprimées définitivement — pendant la durée du contrat elles portent un marqueur de suppression ; à la fin du contrat les enregistrements eux-mêmes sont supprimés
Les index de recherche sont nettoyés
La clé de chiffrement spécifique au client (CMK) fait l’objet d’une suppression planifiée (délai défini selon les recommandations d’AWS KMS)
Le service de conformité valide la mise hors service correcte de la CMK
La suppression est confirmée au client
Données résiduelles : Les snapshots RDS expirent après 30 jours. Les journaux CloudWatch après 365 jours. Les versions S3 non actuelles après 5 jours. Les snapshots de l’index de recherche, gérés par le fournisseur cloud, après 14 jours. Chez les sous-traitants, les services OCR (Google Document AI, Azure AI Document Intelligence) ne conservent les données que temporairement pour le traitement (Google Document AI : suppression au plus tard après deux jours ; Azure AI Document Intelligence : au plus tard après 24 heures) ; selon les conditions de Microsoft, Azure OpenAI peut conserver le contenu des prompts et des complétions jusqu’à 30 jours à des fins de surveillance des abus — jamais pour l’entraînement ou l’amélioration des modèles.
Le processus est auditable et documenté.
Confirmation de suppression : Après la fin du processus de suppression, les clients reçoivent une confirmation formelle de destruction (Certificate of Destruction) qui documente tous les niveaux de stockage concernés et les horodatages.
Restitution des données : Avant suppression, les clients peuvent demander une exportation complète de leurs données. Le format d’export et le délai sont convenus lors de la négociation contractuelle. amaise accompagne activement les clients dans la transition vers un nouveau système.