amaise verschickt Benachrichtigungen (Fall bereit, neue Dokumente, Kollaborationsanfragen, Einladungen, Passwort-Reset) per E-Mail. Die Mails sind vollständig authentifiziert (SPF, DKIM, DMARC mit «reject»-Richtlinie, TLS). Trotzdem kann ein strenger Firmen-Spamfilter eine Benachrichtigung eines noch unbekannten Absenders in den Junk-Ordner, in die Quarantäne oder in den Tab «Andere» einsortieren. Mit einer Freigabe durch deine IT passiert das nicht mehr. Je nach System läuft eine Freigabe nach einer Zeit ohne Mailverkehr aus oder geht bei einem Wechsel des Mailsystems verloren; wir nennen bei jedem Weg, wie lange er gilt.

Gib deiner IT diese Angaben. amaise versendet aus der Region, in der dein Workspace gehostet ist:

Bei Kollaborationsnachrichten steht der Name der Person, die geschrieben hat, im Absender («Anna Muster via amaise»), die Adresse bleibt no-reply@…. Geantwortet wird in amaise; die Benachrichtigung enthält keine persönliche Antwortadresse.

Bitte keine IP-Adressen freischalten: amaise versendet über Amazon SES, dessen IP-Adressen sich ändern können. Eine Freigabe gehört auf die Domains aus der Tabelle.

Bevor du die IT einschaltest:

Microsoft kennt mehrere Wege, einen Absender freizugeben. Wir nennen sie in der Reihenfolge, in der die meisten Betriebsteams sie akzeptieren.

1. Fehlklassifizierte Mail einreichen (empfohlen, keine Richtlinienänderung)

Defender-Portal → E-Mail & Zusammenarbeit → Übermittlungen → die betroffene Mail einreichen → «Ich habe bestätigt, dass sie sauber ist» → «Diese Nachricht zulassen». Microsoft legt daraus einen Zulassungseintrag an, der auch bei strengen Bewertungen greift und den Microsoft selbst pflegt. Einträge laufen nach 45 Tagen ohne Verwendung aus; das ist gewollt, denn sie werden nur gebraucht, solange der Filter falsch liegt.

2. Zulassungsliste für Mandanten (schnell, ohne Einreichung)

Defender-Portal → Bedrohungsrichtlinien → Zulassungs-/Sperrlisten für Mandanten → Domänen & Adressen → eu.amaise.com (je nach Region ch.amaise.com oder us.amaise.com) zulassen. Gleiche Gültigkeit wie oben: 45 Tage nach der letzten Verwendung.

3. Microsoft Defender for Office 365: Identitätswechsel-Schutz

Setzt dein Mandant Defender ein, trage [email protected] sowie die Domains eu.amaise.com, ch.amaise.com und us.amaise.com unter Anti-Phishing-Richtlinie → Identitätswechsel → Vertrauenswürdige Absender und Domänen ein. Der Identitätswechsel-Schutz wird von Zulassungslisten nicht übersteuert. Dieser Eintrag läuft nicht ab.

4. Fokussierter Posteingang

Damit amaise-Mails nicht im Tab «Andere» landen, hilft eine Nachrichtenflussregel ohne Spam-Umgehung: Bedingung Der Absender → Domäne ist eu.amaise.com und Nachrichtenkopfzeilen → enthalten Authentication-Results mit dmarc=pass, Aktion Nachrichtenkopfzeile festlegen X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox auf true. Diese Regel ändert die Spam-Bewertung nicht und ist mit gängigen Härtungsvorgaben vereinbar.

5. Bilder in Outlook anzeigen

Klassisches Outlook lädt Bilder unbekannter Absender nicht und zeigt dann den Hinweis «Outlook hat den automatischen Download einiger Bilder verhindert». Das Logo ist in der Mail eingebettet und immer sichtbar; der Hinweis bezieht sich nur auf das Zählpixel. Wer ihn nicht sehen will, nimmt die Domain in die Liste Sichere Absender auf (per Gruppenrichtlinie oder Set-MailboxJunkEmailConfiguration -TrustedSendersAndDomains); das hält die Mails zusätzlich aus dem Junk-Ordner des einzelnen Postfachs.

Nicht empfohlen: Spamfilterung per Regel umgehen

Eine Nachrichtenflussregel mit «Spamfilterung umgehen» (SCL -1) für die Absenderdomain wirkt zwar dauerhaft, widerspricht aber dem CIS-Benchmark für Microsoft 365 (Kontrolle 6.2.2) und wird von vielen Betriebsteams abgelehnt oder beim nächsten Audit entfernt. Wenn deine Richtlinien sie zulassen, kombiniere sie zwingend mit der Bedingung dmarc=pass; ohne diese Bedingung würde die Regel auch gefälschte Absender durchlassen.

Was keine Freigabe umgeht

Malware-Prüfung, Safe Links, Safe Attachments und Verdikte für hochgradig wahrscheinliches Phishing gelten immer. Eine Freigabe, die dort greifen müsste, ist ein Fall für den amaise-Support.

Schicke uns die vollständigen Kopfzeilen einer betroffenen Mail (in Outlook: Datei → Eigenschaften → Internetkopfzeilen, insbesondere X-Forefront-Antispam-Report und Authentication-Results) an [email protected]. Daraus sehen wir, aus welchem Grund dein Mailsystem die Nachricht einsortiert hat.