amaise organisiert die Dokumente in deinem Fall automatisch. Hier erfährst du, wie die verschiedenen Ordnungssysteme funktionieren.
Dossiers
In den Falldossiers werden verschiedene Kopien der Dokumente angezeigt. Dein eigenes Dossier und das Dossier einer Fremdversicherung zum selben Fall werden gegebenenfalls in getrennten Falldossiers angezeigt.
Eigene Akten — Dokumente, die zu deinen eigenen Versicherungsunterlagen gehören
Fremdakten — Dokumente von Drittparteien oder Fremdversicherungen
Von amaise erkannt — Die KI ordnet die Datei automatisch einem Dossier zu
Beim Upload ordnet amaise jedes Dokument automatisch einem Dossier zu. Du kannst die Zuordnung jederzeit anpassen, indem du Dokumente in ein anderes Dossier verschiebst. Verschiebst du ein Dokument versehentlich, machst du den Wechsel über den Hinweis Rückgängig sofort wieder rückgängig.
💡 Die Dossier-Zuordnung bestimmt, in welcher Aktenstruktur das Dokument angezeigt wird. Ein Dokument gehört immer genau einem Dossier an.
Dokumenttypen
Dokumente werden automatisch klassifiziert und in einem hierarchischen Baum angezeigt, um eine schnelle und einfache Navigation zu ermöglichen.
Automatische Klassifizierung — amaise erkennt den Dokumenttyp (z. B. Arztbericht, Korrespondenz, Rechnung) automatisch
Hierarchische Struktur — Dokumenttypen sind in Kategorien gruppiert (z. B. Medizinisch, Administrativ, Korrespondenz)
Anzahl pro Typ — Neben jedem Dokumenttyp wird die Anzahl der zugehörigen Dokumente angezeigt
Klicke auf einen Dokumenttyp in der Seitenleiste, um nur Dokumente dieses Typs anzuzeigen.
Duplikate
amaise erkennt automatisch Duplikate innerhalb eines Falls. Erkannte Duplikate werden ausgeblendet und dem jeweiligen Originaldokument zugeordnet. Über den Eintrag Mit Duplikaten in der Seitenleiste kannst du die ausgeblendeten Duplikate einblenden.
Erkannte Duplikate — Dokumente, bei denen amaise eine hohe Übereinstimmung mit einem anderen Dokument festgestellt hat. Sie werden automatisch ausgeblendet und dem Original angehängt.
Mögliche Duplikate — Kandidaten, bei denen amaise eine gewisse Ähnlichkeit erkennt, die aber noch von dir überprüft werden müssen.
Dokument manuell als Duplikat markieren
Du kannst Dokumente auch selbst als Duplikat kennzeichnen:
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Dokument.
Wähle Duplikate dieses Dokuments markieren.
Wähle alle Dokumente aus, die du als Duplikate erkannt hast.
Bestätige deine Auswahl oben in der Dokumentenliste. Nach dem Bestätigen hast du noch einen kurzen Moment Zeit, die Markierung über Rückgängig zu widerrufen.
Duplikate überprüfen
Öffne ein Dokument mit erkannten oder möglichen Duplikaten, um die zugehörigen Tabs Erkannte Duplikate und Mögliche Duplikate zu sehen. In der Überprüfung kannst du:
Original und Duplikat nebeneinander vergleichen
Den Duplikat-Status eines Dokuments aufheben, falls es sich nicht um ein echtes Duplikat handelt
Das Originaldokument neu zuweisen, wenn das falsche Dokument als Original markiert wurde
Wenn du mit der Maus über einen Duplikat-Eintrag fährst, stehen dir drei Optionen zur Verfügung:
Als Original markieren — Das Duplikat wird zum neuen Originaldokument.
Vergleichen — Öffnet die Vergleichsansicht zwischen Original und Duplikat.
Kein Duplikat — Hebt die Duplikatsmarkierung auf, falls es sich nicht um ein echtes Duplikat handelt.
In der Vergleichsansicht werden alle erkannten Unterschiede farblich hervorgehoben, sodass du schnell beurteilen kannst, ob es sich tatsächlich um ein Duplikat handelt.
Manuelle Labels
Erstelle eigene Labels, um Dokumente individuell zu gruppieren oder zu markieren:
Labels erstellen — Klicke auf das Plus-Symbol im Labels-Bereich der Seitenleiste. Dafür ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich — nicht alle Benutzer:innen können Labels erstellen.
Labels zuweisen — Ziehe ein Dokument per Drag-and-Drop auf ein Label in der Seitenleiste, oder verwende das Labels-Menü in der Dokumentzeile. Das Zuweisen oder Entfernen eines Labels kannst du über den Hinweis Rückgängig sofort widerrufen.
Labels filtern — Klicke auf ein Label in der Seitenleiste, um nur markierte Dokumente anzuzeigen.
Die persönlichen Favoriten anderer Benutzer:innen werden ebenfalls in der Label-Übersicht angezeigt.
Papierkorb
Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb. Ob du ein Dokument von dort zurückholen kannst, hängt davon ab, wie es gelöscht wurde.
Dokument löschen — Bewege die Maus über ein Dokument und klicke auf das Papierkorb-Symbol, oder ziehe das Dokument per Drag-and-Drop auf den Papierkorb in der Seitenleiste.
Papierkorb anzeigen — Klicke auf den Eintrag Papierkorb in der Seitenleiste, um alle gelöschten Dokumente zu sehen.
Wiederherstellen — Ein Dokument, das du selbst gelöscht hast, holst du jederzeit über Wiederherstellen aus dem Papierkorb zurück.
Dokumente, die nicht wiederhergestellt werden können
📷 Hier folgt bald ein Screenshot.
Manche Dokumente im Papierkorb lassen sich nicht wiederherstellen — nämlich dann, wenn nicht das einzelne Dokument, sondern seine zugrunde liegende Ursprungsdatei gelöscht wurde. Da die Datei, aus der das Dokument entstanden ist, nicht mehr vorhanden ist, kann amaise es nicht zurückholen. Solche Dokumente sind mit einem Warnsymbol gekennzeichnet, und Wiederherstellen ist deaktiviert. Ein Hinweis nennt dir den Grund:
Aus dem Fall gelöscht — Jemand hat die Ursprungsdatei im Dateimanager aus dem Fall entfernt. Wie das funktioniert, liest du im Artikel Fallübersicht: Fälle verwalten.
Im Quellsystem gelöscht — Wird ein Fall automatisch aus einem anderen System übernommen, kann die Datei dort gelöscht worden sein. Auch dann bleiben die zugehörigen Dokumente unwiederbringlich im Papierkorb.
💡 Möchtest du ein einzelnes Dokument später vielleicht wieder zurückholen, lösche gezielt dieses Dokument — nicht die ganze Ursprungsdatei. Nur selbst gelöschte Dokumente lassen sich wiederherstellen.