Get Started: Dokumentenablage

Wie der Name verrät, findest du in der Dokumentenablage all die hochgeladenen oder synchronisierten PDFs. Damit du auch bei steigender Anzahl von Dokumenten den kompletten Überblick behältst, haben wir bei legal-i ein paar Funktionen eingebaut, die wir dir heute zeigen werden!

Um aus der Fallübersicht in die Dokumentenablage zu gelangen, wähle in der linken Seitenleiste das Dokumenten-Icon aus.

Alle Dokumente werden beim Upload einem Aktenordner zugeordnet. Diesen wählst du beim Erstellen des Falls aus. Dieser Aktenordner fungiert als übergeordneter Ordner. Du findest eine Übersicht deiner aktuellen Aktenordner und der ihnen zugeordneten Dokumenten auf der linken Seite.

Außerdem werden deine Dokumente bei der automatischen Verarbeitung mit Labels versehen. Diese findest du ebenfalls in der linken Seitenleiste unter den Aktenordnern. Die Labels werden initial automatisch vergeben und teilen die Dokumente in folgende Kategorien ein:

• Administratives

• Korrespondenz

• Medizinisch

• Rechtlich

• Berufliches

• Finanziell

• Interne Dokumente

• Regress

• Andere

​

💡 Übrigens: Dokumente können nur jeweils einem Label zugeordnet werden. Ein Label kann aber Teil einer Kategorie sein.

Die komplette Label-Liste wird standardmässig bei Fällen mit mehr als 50 Dokumenten eingeblendet. Du kannst diese aber auch anzeigen lassen, indem du auf "alle anzeigen" klickst.

Über das Augensymbol oben an der Liste, kannst du leere Labels wieder ausblenden.

Die Dokumentenliste ist das Herzstück der Dokumentenablage und findet sich direkt rechts neben den Labels und Aktenordnern. Alle Dokumente, die der aktuellen Filtereinstellung entsprechen, werden hier chronologisch mit aufsteigendem Datum geordnet aufgelistet.

Die wichtigsten Filter findest du direkt in der oberen Leiste der Dokumentenliste. Diese sind von links nach rechts:

Auf diesem Button kannst du den Filter einstellen, dass du nur ungelesene Dokumente angezeigt bekommen möchtest. Außerdem besteht die Möglichkeit, alle Dokumente als gelesen zu markieren. Standardmäßig ist jedes hochgeladene Dokument erst einmal als ungelesen markiert.

Auf diesem Button kannst du deine Dokumente nach Absendern, der Firma des Absenders, dem Empfänger oder der Firma des Empfängers filtern.

Hier kannst du die Dokumente nach dem Datum des Dokuments oder dem Datum des Eingangs filtern. Das Eingangsdatum ist dabei das Datum des Uploads des Dokuments zu legal-i und kann vom tatsächlichen Datum des Dokuments abweichen.

Es ist auch möglich, einen bestimmten Zeitrahmen festzulegen, aus dem die Dokumente stammen sollen.

In diesem Reiter kannst du nach Dokumenten filtern, die eine Markierung im Text oder einen Kommentar erhalten haben. Du kannst nach den bestimmten Markierungsarten suchen oder auch alle Dokumente anzeigen lassen, die eine beliebige Markierung erhalten haben.

Dieser Button filtert die Dokumente nach ihrem Prioritätsstatus. Um ein Dokument als wichtig zu markieren, kannst du mit deiner Maus über den Namen des Dokuments in der Seitenleiste fahren und auf das erscheinende Sternsymbol klicken. Das markiert das Dokument als wichtig.

Ein Klick auf die medizinische Fallanalyse öffnet die Möglichkeit, in die Diagnosenübersicht zu gelangen oder in die Übersicht über die Arbeitsunfähigkeit.

Du kannst dein Dokument als gelesen oder ungelesen markieren, so dass es damit wieder dem Filter 'Ungelesen' entspricht oder nicht entspricht. Wähle dafür einfach den Kreis links neben dem Objekttitel aus, um den Lesestatus zu ändern.

Wenn du mit deiner Maus über das Dokument in der Dokumentenliste fährst, erscheint das Symbol eines Papierkorbs. Klicke darauf, um das Dokument in den Papierkorb zu verschieben. Es verschwindet damit aus der Dokumentenliste. Du findest das Dokument anschließend im Papierkorb.

Um ein gelöschtes Dokument wiederherzustellen, wechsle in den Papierkorb. Dort fahre mit deiner Maus über das Dokument, welches du wiederherstellen möchtest. Es erscheint ein durchgestrichenes Papierkorbsymbol. Klicke es, um das Dokument in den ursprünglichen Ordner wiederherzustellen.

Um ein Dokument als Priorität zu markieren, bewege deine Maus über das Dokument in der Dokumentenliste. Dort wird ein Sternsymbol erscheinen – wenn du dieses anklickst, wird das Dokument automatisch als Priorität markiert und kann durch den Prioritätsfilter gefunden werden.

Folgende Daten des Dokuments kannst du in der Dokumentenliste anpassen:

Dazu mach ganz einfach einen Doppelklick auf das zu ändernde Attribut und gib deine eigenen Daten ein. Fertig!

Sobald du ein Dokument aus der Dokumentenliste ausgewählt hast, öffnet sich auf der rechten Seite automatisch das entsprechende Dokument. Du hast in diesem Bereich einige Optionen, um mit dem Dokument zu interagieren.

Am oberen linken Rand des Dokumentenfensters findest du die Option, die linke Leiste einzublenden. Diese gibt dir eine Vorschau der nächsten Seiten und erlaubt dir, schnell die gesuchte Seite in mehrseitigen Dokumenten zu finden, ohne jede Seite einzeln anklicken zu müssen.

Direkt rechts neben der Option für die linke Leiste findest du die Anzeigeoptionen der Dokumente. Hier kannst du die Seitenübergänge, die Dokumentenausrichtung (drehen im und gegen den Uhrzeigersinn) und das Seitenlayout auswählen. So kannst du beispielsweise auch zwei Seiten nebeneinander anordnen.

Als letzte Option steht dir hier auch eine Vollbildoption zur Verfügung.

Als dritte Auswahl steht dir in der Dokumentenleiste die Option zum Zoomen zur Verfügung. Du kannst eine eigene Zahl eintragen, eine der vorgeschlagenen Optionen nehmen oder den Zoom automatisch an die Seite oder die Breite anpassen.

Um in deinem Dokument einen Kommentar hinzuzufügen, wähle einfach die Option in der oberen rechten Ecke der Dokumentenleiste aus. Du kannst deinen Kommentar im Anschluss visuell auf dem Dokument platzieren und dieser ist danach in einem kleinen Fenster sichtbar.

Du kannst deine Dokumente später über deine Kommentare filtern.

Auf der Lupe rechts neben der Kommentarfunktion findest du die Dokumentensuche. Mit dieser kannst du nach Begriffen innerhalb deines Dokuments suchen. Die Ergebnisse werden dir in der rechten Leiste angezeigt, inklusive der Angabe, auf welcher Seite sich der besagte Treffer befindet.

Du erinnerst dich noch an eine bestimmte Stelle oder möchtest nach Dokumenten mit einem bestimmten Wort oder Text suchen? Dann ist die Fallsuche genau das Richtige für dich!

Du findest die Fallsuche am oberen Ende der Dokumentenablage. Tippe einfach das gewünschte Wort oder den gewünschten Satz ein. Wir durchsuchen dabei alle Dokumente, die deinen aktuellen Filtereinstellungen entsprechen, nach dem gesuchten Inhalt. Die Ergebnisse werden dir in der Dokumentenliste angezeigt.